Tutti i programmi più moderni si avvalgono di una interfaccia grafica: utilizzano, in altri termini, per interagire con l'utente una serie di simboli grafici, i bottoni, attraverso i quali si accede alle singole funzioni del programma in modo rapido e intuitivo.

L’interfaccia grafica sfrutta, per la visualizzazione degli strumenti e delle funzioni, anche la logica dei menu e delle finestre.

La schermata di un word processor è generalmente caratterizzata da una serie di barre, in altre parole di aree dello schermo che contengono informazioni e collegamenti a varie funzioni; in Microsoft Word, ad esempio, le barre sono:

barra del titolo che contiene, accanto al nome del programma, il nome del file-documento attualmente visualizzato. Se il documento in oggetto è un documento nuovo Microsoft Word gli assegnerà il nome di Documento1 e sarà cura dell'utente attribuirgli un nome più significativo al momento del salvataggio;



barra dei menu che riporta le funzioni principali del programma, in corrispondenza di ciascuna delle quali ci sono altre funzioni più dettagliate e specifiche. La selezione di un menu avviene cliccando con il tasto sinistro del mouse sul nome presente nella barra, al di sotto del quale si aprirà l'elenco delle funzioni;



barra degli strumenti standard che include i bottoni rappresentanti tutte le principali funzioni per la gestione del documento, come ad esempio il salvataggio, la stampa e lo zoom di visualizzazione. Per attivare tali funzioni è sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse, sul bottone relativo;



barra degli strumenti di formattazione che incorpora i bottoni ed i menu contenenti i comandi e le funzioni che gestiscono il testo digitato. Tali funzioni permettono di modificare la formattazione del carattere, il suo tipo, gli effetti o i rientri rispetto ai margini del foglio.



In tutti i word processor, al di sotto della barra di formattazione, si trova la finestra di visualizzazione del documento che, in alcuni casi, può essere circondata da righelli centimetrati che servono a dare una chiara idea delle effettive dimensioni del testo.



In ogni word processor l'utente può, in ogni caso, personalizzare l'interfaccia a suo piacimento; in Microsoft Word, ad esempio, è possibile selezionare le barre da visualizzare (il programma ne prevede ben tredici) ed i bottoni da inserire nelle barre.

Aprire un programma di elaborazione testi
Il modo in cui si avvia un word processor dipende dal sistema operativo che si utilizza per la gestione del computer; a sistemi operativi diversi, in altri termini, corrispondono modi diversi. In Microsoft Windows, ad esempio, ogni programma correttamente installato ha il suo file eseguibile (attraverso il quale si avvia il programma) collegato al menu Programmi che, a sua volta, è un sotto menu di Avvio (o Start). Il programma sarà eseguito automaticamente portandosi con il puntatore del mouse sull'icona e cliccando con il tasto sinistro.

Aprire un documento esistente; apportare delle modifiche
Un'ulteriore procedura, tipica di Windows, per eseguire un programma consiste nel cliccare due volte con il tasto sinistro del mouse sull’icona di un file-prodotto (nel nostro caso un documento); il sistema operativo riconosce il programma con cui quel file è stato generato e lo eseguirà automaticamente.

Al termine del caricamento il word processor mostrerà il documento nella finestra di visualizzazione del documento. L’inserimento del testo comincia nel punto indicato dal cursore; quest'ultimo è lo strumento a disposizione dell'utente per muoversi all'interno del testo. In Microsoft Word, ad esempio, il cursore si può spostare all'interno del testo sia con le frecce presenti sulla tastiera, sia con il mouse che trasporta il punto di inserimento nel punto desiderato dall'utente.

Il cursore può assumere diverse forme che variano al variare della sua posizione nell'ambito della finestra del word processor: avrà la forma a puntatore, ovvero la classica freccia di Windows, nell'area riservata alle barre, predisponendosi così alla selezione di un bottone o di un menu; all'interno del documento avrà, invece, una forma a bastoncino.

Nella finestra del documento sarà visibile (se abbiamo attivato il tasto Mostra Nascondi ), accanto al cursore un simbolo che indicherà i paragrafi; questo simbolo, che non è stampabile, fa parte dei caratteri nascosti che rendono più agevole per l'utente la formattazione del documento.

Digitando i caratteri attraverso la tastiera questi appariranno alla sinistra del punto di inserimento, mentre il simbolo di paragrafo si sposterà verso destra.

Aprire documenti diversi
Con l'avvento dei software applicativi ideati per essere utilizzati nell'ambiente Windows, è stata introdotta una nuova funzionalità che sfrutta al massimo le potenzialità della logica a finestre; in software applicativi come Microsoft Word è possibile, infatti, all'interno di più finestre, visualizzare più documenti simultaneamente. Ciò significa che la finestra di visualizzazione può contenere al suo interno diverse finestre contenenti, ciascuna, diversi documenti, le singole finestre possono essere sia allineate tra loro che sovrapposte. Nel primo caso l'area visualizzata del documento sarà particolarmente ridotta costringendo l'utente a ricorrere alle barre di scorrimento; nel secondo caso invece l'utente avrà piena visibilità del documento corrente e potrà spostarsi da una finestra all'altra, attraverso l'utilizzo del menu Finestra.

Il vantaggio di tali funzionalità è evidente: l'utente può confrontare più documenti tra loro e modificarli, utilizzando delle praticissime funzioni che più avanti descriveremo.

Per eseguire l'apertura di più documenti non è necessaria nessuna funzione particolare; sarà sufficiente aprire, attraverso la stessa procedura già descritta, più documenti.

In questo modo i documenti si sovrapporranno tra loro e, come già accennato precedentemente, sarà sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sul menu Finestra per scegliere il documento da portare in primo piano.

Nel menu sono presenti anche altre voci che permettono di modificare la visualizzazione dei documenti aperti disponendoli in modalità affiancata. Per ottenere questa modalità si deve scegliere, sempre dal menu Finestra, la voce Disponi tutto.

Creare un documento nuovo e salvarlo
Come abbiamo già detto in tutti i word processor si può avviare il programma in due modalità; la prima consiste nel cliccare due volte sull'icona di un file prodotto con Microsoft Word, quest'ultimo sarà avviato e, nella finestra di visualizzazione, verrà inserito il documento selezionato.

Se invece si segue una procedura via sistema operativo, utilizzando cioè i collegamenti presenti nel menu Programmi, il word processor verrà aperto, ma nella finestra di visualizzazione troveremo una pagina vuota, ciò indica che il programma è pronto per la creazione di un nuovo documento.

Per produrre un nuovo documento basterà quindi digitare il testo; la vera e propria creazione avverrà solo nella fase di salvataggio quando, cioè, convertiremo il documento in file. Per la procedura di salvataggio si rimanda al punto successivo, con l'avvertenza che, almeno per il primo salvataggio, le funzioni del bottone Salva e la voce di Salva con nome... del menu File sono identiche, ed apriranno entrambe la finestra di dialogo, in quanto, trattandosi di un documento nuovo, il programma non conosce ancora né il nome né, tantomeno, la destinazione di salvataggio del file creato.



Il salvataggio e l'aggiornamento di documenti
La caratteristica che rende un word processor un efficacissimo strumento dell'office automation, è la gestione dei file che permette al computer di memorizzare i documenti su supporti fissi o su supporti rimovibili.

La memorizzazione dei documenti in Microsoft Word avviene utilizzando il bottone dal menu File > Salva o > Salva con nome

Quando si salva un documento per la prima volta, come accennato prima, cliccando sul bottone, si aprirà in ogni caso la finestra di dialogo Salva...; l'accesso a questa finestra è necessario poiché Microsoft Word non conosce né il nome del file, né l'unità di memorizzazione su cui salvare il documento.

La praticità del bottone sta nel fatto che, per tutti i salvataggi successivi al primo, l'utente deve solo cliccarci sopra. Questa scorciatoia è molto utile se si deve aggiornare il file, in quanto Word lo riscriverà ogni volta.

Il bottone Salva ha, però, un limite: non sempre l'utente ha l'esigenza di aggiornare un documento, magari ha solo bisogno di modificare i contenuti di un altro documento già creato e di salvarlo con un altro nome e, magari, in un'altra unità di memorizzazione. In questo caso è necessario accedere alla finestra di dialogo per il salvataggio.

Questa funzione (da Word considerata come un vero e proprio comando per la gestione di file) si trova nel menu File, sotto la voce Salva con nome ... ; la presenza dei punti sospensivi indica l'apertura di una finestra di dialogo.

Molte delle opzioni che l'utente può scegliere nell'ambito della finestra di dialogo Salva con nome... riguardano prevalentemente la gestione dei file al livello del sistema operativo al cui modulo si rimanda.



In questa sede è, invece, fondamentale osservare che la casella riservata al nome del file contiene, opportunamente evidenziate, le prime parole del documento prodotto che sono inserite da Word come suggerimento del nome da dare al documento: è sufficiente che l'utente digiti il nome desiderato e questo sostituirà quello suggerito.

Attraverso la casella Salva in l'utente può scegliere l'unità di memorizzazione, e l'eventuale cartella, nella quale salvare il documento; al termine della procedura di salvataggio il nuovo nome del documento apparirà sulla barra del titolo.

Cambiare il modo di visualizzazione della pagina
Tutti i word processor moderni permettono all'utente di avvalersi di differenti modalità di visualizzazione del documento scegliendo quella che ritiene più opportuna nel corso della creazione del documento.

In Microsoft Word i modi per accedere alle diverse visualizzazioni sono due:

attraverso il menu Visualizza, all'interno del quale sono riportale le varie modalità selezionabili con un clic del tasto sinistro del mouse;



attraverso i bottoni presenti alla sinistra della barra di scorrimento orizzontale, posta al di sotto della finestra di visualizzazione del documento.



Nello schema che segue riportiamo le modalità di visualizzazione più importanti ed utilizzate, previste in Microsoft Word indicandone le proprietà e le diverse tipologie di documenti alle quali vengono applicate.

Visualizzazione	Aspetto del documento	Tipi di documenti
Struttura	Il documento è visualizzato senza le impostazioni assegnate Questa modalità di visualizzazione permette di mostrare i livelli del documento ma non l'aspetto globale dello stesso.	Documenti di grandi dimensioni, strutturati in capitoli, paragrafi, e sottoparagrafi.
Layout di stampa	Questa modalità consente di vedere l'aspetto così come sarà riprodotto su carta al momento della stampa.	E’ la più versatile delle visualizzazioni di pagina. in quanto consente di vedere l'impaginazione ed i margini del documento. (è la visualizzazione consigliata)
Layout web	L’aspetto del documento è condizionato dall'utilizzo di formattazioni particolarmente complesse per la creazione di pagine Web. Il documento non assume l’aspetto di come verrà stampato	Dedicata alla Creazione di pagine Web
Normale	Il documento apparirà privo di margini e la visualizzazione del testo sarà estesa a tutta la finestra.	E’ la più generica modalità di visualizzazione.

Usare gli strumenti di ingrandimento (zoom) della pagina

Lavorare al computer affatica molto la vista. Per ovviare a tale inconveniente o, almeno, per cercare di contenerlo, è opportuno usare alcuni piccoli accorgimenti.

I word processor moderni permettono di modificare le dimensioni del testo visualizzato nella finestra del documento, in modo da rendere meno stancante, per la vista, l'utilizzo del computer. In Microsoft Word le modalità di ingrandimento e di riduzione sono accessibili in modo molto intuitivo, dalla barra degli strumenti standard. Il menu dello Zoom, come tutti quelli a tendina, si apre con un clic del tasto sinistro del mouse sul bottone con la freccia rivolta verso il basso; dopo aver aperto il menu sarà possibile scegliere il livello di ingrandimento desiderato.



Va in ogni caso sottolineato che più si ingrandisce lo zoom, più l'utente sarà costretto a ricorrere alle barre di scorrimento, in quanto il testo non sarà visualizzato a pagina piena; per ovviare a tale inconveniente è opportuno selezionare un ingrandimento non eccessivamente elevato tale da consentire una facile visualizzazione del testo digitato; ricordiamo che i righelli centimetrati si adeguano al livello di ingrandimento selezionato aiutando l'utente ad identificare le reali dimensioni del testo.

Modificare la barra degli strumenti

L’interfaccia di Microsoft Word, come descritto nella parte introduttiva, è costituita da una serie di oggetti visualizzati: le barre e la finestra del documento. Le barre svolgono un ruolo fondamentale nell'interazione tra l'utente e il programma: in ciascuna di queste sono presenti, infatti, tutte le funzioni necessarie per la gestione del documento.

La differenza tra le varie barre è nelle funzionalità specifiche che in esse sono raggruppate; la barra di formattazione, ad esempio, è definita così perché in essa sono racchiuse tutte le funzioni di formattazione del testo (tipi di carattere, allineamenti, dimensioni, effetti). Per utilizzare il word processor in modo efficiente è importante visualizzare le barre che sono di più largo impiego nella propria attività. Per fare un esempio di visualizzazione corretta immaginiamo un utente che utilizza il word processor principalmente per la creazione di tabelle, quest'utente non dovrà utilizzare gli strumenti del disegno e, quindi, non avrà l'esigenza di visualizzare la barra dedicata al disegno.

E’ importante precisare che un numero di barre visualizzate molto elevato sottrarrà, però, spazio alla finestra di visualizzazione del documento, che sarà, quindi, meno visibile.

Per selezionare (e deselezionare) le barre da visualizzare si può ricorrere a diverse modalità: si potrà accedere all'elenco delle barre sia attraverso il menu Visualizza, sia attraverso un menu rapido, che si apre cliccando con il tasto destro del mouse direttamente sulle barre.



Ricordiamo che le barre visualizzate automaticamente all'avvio di Microsoft Word sono: la barra del titolo (quella più in alto che riporta il nome del documento), la barra dei menu, la barra. degli strumenti standard e la barra di formattazione.

Queste barre sono visualizzate automaticamente perché sono quelle più versatili in quanto inglobano le funzioni più utilizzate nel corso della creazione o modifica di un documento.

Rendere i documenti compatibili con altri software

I documenti, così come tutte le applicazioni prodotte con software applicativi, sono fortemente, condizionati dal formato in cui sono salvati. Per formato si intende il tipo di codifica delle informazioni stabilite dall'utente ed effettuata, nella fase di salvataggio, dal word processor. Microsoft Word genera, ad esempio, dei file nel formato .doc: questo formato permette al programma di riconoscere i file che il programma stesso ha prodotto, interpretare le istruzioni che sono contenute nel file e, eseguendole, riprodurre fedelmente il documento originario.

Tale procedura di creazione e di gestione dei file (comune a tutti i software applicativi) può dare alcuni problemi di compatibilità tra documenti prodotti con word processor diversi, che possono manifestarsi con perdita delle formattazioni o di parti di testo e, nei casi estremi, con la mancata apertura del file.

Per ovviare, o perlomeno per contenere, tali problemi Microsoft Word offre all'utente la possibilità di salvare i documenti in altri formati diversi da quello .doc.; tale funzione è accessibile nella finestra di dialogo Salva con nome.

I vari formati

Nella tabella che segue riportiamo alcuni formati in cui è possibile salvare dei documenti specificandone le caratteristiche.

Formati	Caratteristiche
.txt (testo)	Formato leggerissimo (la dimensione in byte è pari ai caratteri); non ha formattazione
.rtf (rich text format)	Formato che garantisce la esportabilità di un documento anche in altri software applicativi.
.mcw (Word per MacOS)	Consente la lettura e la conversione al software Word di Machintos

Al termine del caricamento del word processor, l'utente avrà a disposizione una pagina vuota con delle formattazioni standard (i margini del foglio, il tipo di carattere e gli allineamenti del testo), all'interno di questa pagina sarà visibile un segmento verticale lampeggiante, il cursore.

Per semplificare le operazioni possiamo identificare il cursore come il punto di inserimento del testo, ovvero il punto nel quale, digitando una lettera qualunque dalla tastiera, essa apparirà nel documento. Le impostazioni delle moderne tastiere, anche se opportunamente modificate, conservano ancora molte delle funzioni proprie della dattilografia; quindi per inserire un testo di più parole, si ricorrerà alla barra spaziatrice per poterle separare.

E’ disponibile sulla tastiera anche la funzione di ritorno a carrello che serve per spostare il punto di inserimento sul rigo successivo; il tasto da premere è il più grande della tastiera e, di solito, reca la scritta Invio o Enter. L’uso di questo tasto non è necessario per spostarsi al rigo successivo durante la digitazione di un paragrafo; tutti i word processor, infatti, dispongono della funzione di a capo automatico, che porta il punto di inserimento direttamente sul rigo successivo. Il ritorno a carrello è utilizzato, di solito, solo per terminare un paragrafo, per spostarsi ad un altro paragrafo o per iniziarne uno al rigo sottostante uno successivo. Per separare eventualmente dei paragrafi, è possibile, quindi, inserire dei paragrafi vuoti, premendo semplicemente il tasto Invio.

Usare il comando Annulla

Una funzione molto utile, disponibile nei word processor moderni, è la funzione Annulla; a questa funzione si ricorre ogni volta che una modifica del testo apportata non è corretta. Molti degli errori nei quali si incorre usando un word processor sono annullabili: l'utente può sempre riportare il documento allo stato iniziale. In alcuni word processor tale funzione è limitata all'annullamento solo dell'ultima operazione eseguita; in Microsoft Word, invece, è possibile risalire alla cronologia delle operazioni effettuate, potendo così scegliere quali passi annullare.



Un uso più avanzato di tale strumento consiste nell'applicare formattazioni di prova annullandole se non gradite.

La funzione Annulla è strettamente correlata a Ripristina, che consente di poter ripetere delle procedure che l'utente ha precedentemente annullato.



Per accedere a tali funzioni si può operare sul menu Modifica che reca la voce Annulla... ultima operazione, che riporterà il documento allo stato precedente l'ultima operazione effettuata. Per poter invece accedere alla cronologia delle operazioni effettuate in modo da annullare più operazioni contemporaneamente, si utilizza la funzione bottonizzata presente sulla barra degli strumenti standard. A destra del bottone Annulla c'è un tasto bottone con una freccia verso il basso, questo tasto indica che alla funzione Annulla è associato un menu a tendina, che si apre con un clic del tasto sinistro del mouse; all'interno del menu sono riportate tutte le ultime operazioni eseguite; selezionando con il mouse le azioni che si intendono annullare, e cliccando con il tasto sinistro, il programma riporterà il documento allo stato precedente l'ultima operazione annullata.

Si opera in modo analogo con il bottone Ripristina che ripeterà l'ultima operazione annullata.

Inserire un'interruzione di pagina

Le pagine di un documento sono, ovviamente, condizionate dal loro contenuto; spesso, durante l'inserimento del testo, capita di terminare una pagina con un nuovo paragrafo, il cui testo si sviluppa però sulla pagina successiva.

Per ovviare a questo genere di problemi che riducono la leggibilità di un documento, è prevista una comoda funzione che inserisce, tra un paragrafo ed il successivo, una Interruzione di pagina.

Tale funzione, disponibile all'interno del menu Inserisci, sotto la voce Interruzione... inserirà nel documento un carattere di controllo che separerà automaticamente il testo che lo precede, da quello che segue che apparirà in una nuova pagina; prima di attivare questa funzione l'utente dovrà, quindi, portare il punto di inserimento nella posizione in cui desidera separare il testo.



Per terminare l'inserimento dell'interruzione, si seleziona la voce Di pagina e si clicca Ok, all'interno della finestra di dialogo Interruzione.

Selezionare il testo

Ogni word processor è dotato di strumenti per l'inserimento e la formattazione del testo; attraverso il programma l'utente può modificare il testo, oltre che nel suo contenuto anche nella formattazione, nella paragrafazione ecc. La praticità di un word processor consiste nel. fatto che qualsiasi testo si trovi in una memoria di lavoro (la RAM) può essere modificato secondo i gusti e l'esigenze degli utenti.

Prima di effettuare qualsiasi operazione su di un testo è necessario, però, comunicare al word processor su che cosa vogliamo eseguire l'operazione. Per far sapere al programma quale parte del testo modificare occorre eseguire una selezione del testo. In Microsoft Word ci sono molti modi per selezionare il testo: è possibile selezionare singoli caratteri o singole parole, intere frasi o paragrafi, singole pagine o l'intero documento.

Una volta selezionato il testo si possono apportare numerose modifiche: si possono modificare il tipo e la dimensione del carattere, si può cambiare la forma dei paragrafi modificandone la spaziatura o i rientri.

Il modo per eseguire queste modifiche sarà approfondito nei paragrafi successivi, in questa spiegheremo come si seleziona un testo.

Se, in Microsoft Word, si sposta il puntatore del mouse si noterà che, come abbiamo già detto, questo cambia forma secondo le zone della finestra in cui si trova. Se si sposta verso la sinistra di un testo digitato, assumerà una forma inversa: la punta non sarà più rivolta verso sinistra ma rivolta verso destra.

Questa modifica della forma indica che il puntatore ha una diversa funzionalità; cliccando sul margine sinistro del foglio, all'altezza di un rigo o di un paragrafo vuoto, questo sarà automaticamente evidenziato e sarà così selezionato

Facendo scorrere il puntatore, verso l'alto o verso il basso lungo il margine sinistro del foglio, tenendo sempre premuto il bottone sinistro del mouse, la selezione si estenderà alle righe o ai paragrafi successivi, muovendosi verso il basso, o precedenti, muovendosi verso l'alto.

Un'ulteriore tecnica di selezione, ancora più dettagliata, è quella che consente di evidenziare le singole parole facendo un doppio clic (sempre con il tasto sinistro del mouse) all'interno di una parola.

Una volta acquisita una certa dimestichezza con l'uso del mouse in tutte le sue forme e funzioni, l'utente potrà selezionare anche singoli caratteri digitati direttamente dall'interno del testo, cliccando sul punto desiderato e, mantenendo il tasto sinistro del mouse premuto, spostandosi nella direzione desiderata.

La selezione con il mouse

Per selezionare	Procedura
Una quantità qualsiasi di testo	Trascinare il puntatore del mouse sul testo che si desidera selezionare.
Una parola	Fare doppio clic sulla parola.
Un elemento grafico	Fare clic sull'elemento grafico.
Una riga di testo	Spostare il puntatore del mouse a sinistra della riga finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare clic.
Più righe di testo	Spostare il puntatore del mouse a sinistra delle righe finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso.
Una frase	Tenere premuto CTRL, quindi fare clic in un punto qualsiasi della frase.
Un paragrafo	Spostare il puntatore del mouse a sinistra del paragrafo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare doppio clic. In alternativa, fare triplo clic in un punto qualsiasi del paragrafo.
Più paragrafi	Spostare il puntatore del mouse a sinistra dei paragrafi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, fare doppio clic, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso.
Un blocco di testo	Fare clic all'inizio della selezione, scorrere fino alla fine della selezione, quindi tenendo premuto MAIUSC fare clic.
Un intero documento	Spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo del documento in un punto qualsiasi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic.

La selezione con la tastiera

Per selezionare MAIUSC+Freccia DESTRA MAIUSC+Freccia SINISTRA CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA CTRL+MAIUSC+Freccia SINISTRA MAIUSC+FINE MAIUSC+HOME MAIUSC+Freccia GIÙ MAIUSC+Freccia SU CTRL+MAIUSC+Freccia GIÙ CTRL+MAIUSC+Freccia SU MAIUSC+PGGIÙ MAIUSC+PGS CTRL+MAIUSC+HOME CTRL+MAIUSC+FINE ALT+CTRL+MAIUSC+PGGIÙ CTRL+5 (Tn)

Procedura Di un carattere verso destra Di un carattere verso sinistra Alla fine di una parola All'inizio di una parola Alla fine di una riga All'inizio di una riga Alla riga successiva Alla riga precedente Alla fine di un paragrafo All'inizio di un paragrafo Alla schermata successiva Alla schermata precedente All'inizio di un documento Alla fine di un documento Alla fine di una finestra All'intero documento

Spostare il testo

Una volta selezionato il testo è possibile modificarlo; le tecniche per modificare la formattazione saranno spiegate in una specifica lezione; in questa sede esamineremo le tecniche di spostamento del testo.

Tutti i software applicativi sfruttano un'utilissima risorsa: l'area di memoria Appunti che funziona come spazio d'appoggio per le funzioni Taglia, Copia ed Incolla del sistema operativo e dei diversi programmi.

L’uso di questa risorsa di Microsoft Word mette in grado l'utente di poter rimuovere (attraverso la funzione Taglia) il testo selezionato per spostarlo (con la funzione Incolla) dove vuole. Alle stesse esigenze si adegua anche il comando Copia con l'unica differenza che il testo copiato rimane anche nella posizione iniziale.

Si può ricorrere ai comandi Taglia e Copia sia attraverso le icone presenti sulla barra degli strumenti sia attraverso i comandi presenti nel menu Modifica; il comando Incolla è disponibile solo dopo aver tagliato o copiato il testo.



E’ importante comprendere che questi utilissimi comandi possono funzionare in qualsiasi programma: sono comandi di carattere generale che valgono anche per altri software applicativi; il dato d'ingresso del comando non deve essere necessariamente un testo ma può essere anche un'immagine.

In Microsoft Word, come in altri word processor, esiste un'altra funzione utilissima che permette di spostare un testo all'interno dello stesso documento utilizzando il mouse.

Per azionare questa funzione si deve, dopo aver selezionato il testo, portarsi con il puntatore del mouse sulla selezione, tenendo premuto il tasto sinistro per qualche istante, il puntatore sullo schermo cambierà forma, arricchendosi di un rettangolo posto sotto la freccia, predisponendosi in modalità di trascinamento. Se in questa modalità, tenendo sempre premuto il tasto sinistro del mouse, si muove il puntatore del mouse sul documento si noterà un segmento verticale grigio che si sposta tra le righe: questo segmento indica il punto in cui inserire il testo sollevato. Rilasciando il tasto del mouse quando il punto di inserimento si trova nel luogo di destinazione desiderato, la parte selezionata si sposterà automaticamente.

Trovare e sostituire parole

Una funzione utilissima e molto facile da usare, presente in tutti i word processor, è quella che permette di trovare parole all'interno di un documento ed, eventualmente, sostituirle con altre. L’utilità di tale funzione è evidente: una ricerca ed una sostituzione in documenti di diverse decine di pagine necessiterebbe di molto tempo e tanta attenzione.

In Microsoft Word le funzioni sono disponibili attraverso una finestra di dialogo che si apre mediante il comando Trova presente nel menu Modifica. Per attivare la funzione si deve semplicemente digitare la parola che cerchiamo nella scheda Trova e cliccare sul bottone Trova successivo;



il programma inizierà la ricerca e visualizzerà quella parte del documento che la contiene; la parola sarà evidenziata rispetto al resto del testo; per proseguire ulteriormente con la ricerca sarà sufficiente cliccare nuovamente sul bottone Trova successivo.

Nel caso in cui la parola ricercata debba essere sostituita da una o più parole si opererà sulla scheda Sostituisci presente nella stessa finestra di dialogo, specificando nell’apposita casella il testo che dovrà essere inserito in luogo di quello ricercato. A valle della procedura una finestra ci informerà su quante volte la parola selezionata è stata riscontrata nel documento e, di conseguenza, quante sostituzioni sono state effettuate.

Esiste un'altra tecnica per sostituire un testo, è meno elegante ma molto efficiente se si tratta di sostituire occasionalmente delle parole. Per eseguire la sostituzione è sufficiente selezionare l'area da soprascrivere e digitare il nuovo testo, il programma lo sostituirà a quello selezionato.

Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri

Per formattazione del testo si intende la modifica del tipo o del formato di un carattere; tutte le operazioni di formattazione, lo ricordiamo, sono raggiungili dalla barra di formattazione.

La prima modifica che affronteremo riguarda il tipo di carattere o font utilizzato che, per la maggior parte dei word processor, è TrueType: la stampante, in altri termini, riprodurrà il carattere esattamente come appare sul monitor. In Microsoft Word il Documento1, cioè il documento vuoto nel quale si inserisce il testo, ha per convenzione un carattere il cui font è il Times New Roman. Questo carattere può essere modificato attraverso un menu che si apre cliccando sulla icona con la freccia rivolta verso il basso, posizionata accanto alla casella di visualizzazione del font corrente.



Ogni carattere ha anche una sua dimensione espressa in punti che, in Microsoft Word, è visualizzata in una casella che è posta alla destra di quella del font corrente. Aprendo il menu a tendina della dimensione del carattere (con le stesse modalità del menu dei font) è possibile selezionare la dimensione desiderata.



Usare corsivo, grassetto e sottolineatura

Alla destra della casella di dimensione del carattere si trovano dei bottoni indicati da delle lettere con diversi formati che esprimono chiaramente qual è la funzione dei tasti. Cliccando sul bottone contrassegnato con la G, infatti, si chiede al programma di scrivere utilizzando dei caratteri in grassetto; cliccando, invece, sul bottone con la C si chiede al programma di utilizzare un carattere in corsivo; il bottone con la S si chiede al programma di scrivere in sottolineato. Tutte le funzioni che abbiamo esaminato hanno carattere permanente, ovvero, una volta selezionate rimarranno abilitate fino alla deselezione da parte dell'utente. Gli effetti grassetto, corsivo e sottolineato sono, infine, componibili tra di loro: è possibile in altre parole, combinarli liberamente in modo da poter scrivere un testo in corsivo?sottolienato?rassetto o in corsivo?grassetto ecc.

Inserire caratteri colorati nel testo

L’evoluzione dell'informatica ha portato alla realizzazione ed alla commercializzazione sempre più massiccia dì stampanti a colori molto economiche. Esiste una gran varietà di stampanti a colori, con tecnologie diverse alle quali corrispondono prestazioni e costi diversi. La possibilità di riprodurre documenti anche a colori ha permesso l'inserimento nei moderni word processor, di svariate funzioni dedicate alla gestione dei colori del documento. I caratteri possono, quindi, assumere diverse colorazioni, conferendo al testo una maggiore leggibilità ed efficacia.

In Microsoft Word il colore del carattere è modificabile attraverso una funzione bottonizzata, presente nella barra di Formattazione, alla quale è associato il menu a tendina della tavolozza dei colori. Cliccando sul bottone recante la freccia verso il basso, con il tasto sinistro del mouse, si aprirà l'elenco dei colori disponibili; cliccando nuovamente sul colore prescelto, si imposterà il nuovo carattere.



Ricordiamo che questo genere di formattazioni non sono retroattive; non vengono cioè applicate al testo già inserito, a meno che quest'ultimo non sia stato prima selezionato.

Cambiare gli allineamenti

Alla destra dei bottoni dedicati agli effetti del carattere si trovano quelli relativi agli allineamenti. Questi bottoni, servono per disporre il testo allineato al margine destro del foglio, al centro, al margine sinistro ed infine in modalità giustificata; in quest'ultima modalità il testo viene allineato rispetto ad entrambi i margini laterali della pagina, inserendo degli spazi tra le parole, in modo da non separarle al termine di ogni riga.

I bottoni dedicati a tali formattazioni sono raggruppati e riportano una grafica facilmente comprensibile; infatti, l'aspetto del testo allineato al margine sinistro è simile alla grafica riportata sul bottone relativo, così come per gli altri allineamenti.



Per modificare gli allineamenti è sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sul bottone desiderato. Come tutte le formattazioni, gli allineamenti possono essere definiti anche dopo l'inserimento del testo; in questo caso sarà sufficiente selezionare le righe alle quali si vuole cambiare l'allineamento e cliccare sul tasto del caso.

Usare la Sillabazione

Per la gestione degli allineamenti Microsoft Word mette a disposizione dell’utente anche un'ulteriore modalità: la Sillabazione. Tale opzione, applicabile all'intero documento, abiliterà il programma al troncamento delle parole, rispettando gli allineamenti, ma senza aggiungere spazi vuoti. Per attivare la sillabazione automatica del documento, si dovrà aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Lingua... che aprirà un ulteriore menu sul quale si cliccherà, con il tasto sinistro del mouse sulla voce Sillabazione.... All'apertura della finestra di dialogo Sillabazione, l'utente potrà scegliere se sillabare in modo automatico (sarà il programma stesso a troncare le parole) o se applicare una modalità manuale attraverso la quale sarà possibile scegliere, di volta in volta, il punto di a capo della parola.



Cambiare l'interlinea ed i rientri

I Word processor più moderni cercano di attribuire al documento una struttura quanto più vicina a quella desiderata dall'utente, vale a dire che le selezioni e le formattazioni del documento sono fatte a più livelli, secondo una logica molto vicina a quella dell'utente che ha l'esigenza di produrre documenti suddivisi in capitoli, paragrafi, sotto-paragrafi e punti. Una convenzione, comune a Microsoft Word ed a quasi tutti i Word processor, è quella per cui il paragrafo finisce ogni volta che si preme il tasto invio; ciò permette di stabilire, ed eventualmente modificare facilmente, i parametri relativi ai paragrafi. Le impostazioni che è possibile effettuare su di un paragrafo sono molteplici, ma fanno tutte capo alla stessa finestra di dialogo; per accedervi, l'utente ha a disposizione il menu Formato che contiene, insieme ad altre voci che analizzeremo in seguito, la voce Paragrafo.



La finestra di dialogo che corrisponde alle funzioni Formato Paragrafo si presenta in Microsoft Word con più schede, ognuna delle quali contiene funzioni più specifiche e dettagliate. Attraverso la scheda Rientri e spaziatura, l'utente potrà stabilire i rientri della prima riga di ogni paragrafo (selezionato o da digitare) e la distanza tra i paragrafi tra le righe interne dello stesso paragrafo, la cd. Interlinea. La seconda scheda, quella chiamata Distribuzione testo, contiene delle funzioni avanzate di impaginazione il cui uso è lasciato agli utenti più esperti. Per selezionare la spaziatura desiderata tra righe dello stesso paragrafo è sufficiente aprire l'elenco presente sotto la voce Interlinea, selezionare la modalità desiderata e confermare la scelta fatta cliccando sul bottone Ok. Le voci Prima e Dopo, consentono di stabilire la distanza tra i paragrafi, esprimendola in punti. Per Rientri si intendono quelli delle righe del paragrafo rispetto ai margini fissati del foglio. La voce Speciale, dotata come le altre di un menu a tendina, dà la possibilità di modificare solo i margini della prima riga, rendendola così rientrata o sporgente rispetto al corpo del paragrafo. La selezione del formato di paragrafo, piuttosto che di un altro, è lasciata alle esigenze stilistiche dell’utente che può, in questo modo, rendere più leggibile il documento ed evidenziarne particolari passaggi. In tutte le fasi di formattazione del paragrafo, l'utente è aiutato dalla presenza di un'area di anteprima, che visualizza, prima di dare l'Ok di conferma, le modifiche e le selezioni effettuate dall'utente.

Copiare le formattazioni

Come si è potuto notare nel corso di questa lezione, le possibilità di formattazione sono molteplici in quanto sono diverse le porzioni del testo che l'utente è in grado di modificare. Si è visto come si può modificare il carattere utilizzato, il colore, la dimensione, l'allineamento; anche i paragrafi sono modificabili nelle impostazioni dei rientri, delle interlinee e della spaziatura. Tutte queste formattazioni possono essere trasferite dal testo già formattato a quello ancora da formattare, attraverso un'utile funzione bottonizzata presente sulla barra degli Strumenti Standard: la funzione Copia Formato.

Per utilizzarla è sufficiente selezionare il testo già formattato e cliccare con il tasto sinistro del mouse sul bottone Copia Formato; il puntatore del mouse cambierà forma, raffigurando un pennello, l'utente potrà così portarsi sul testo da formattare ed effettuare un clic con il tasto sinistro del mouse in un punto qualunque del testo; il risultato sarà la conversione del testo nel formato che è stato copiato.

Gli elenchi

Una funzione che rende un word processor strumento di lavoro molto valido è quello che permette la gestione e l'inserimento degli elenchi che, di solito, sono di due tipi: puntati o numerati.



Per elenco puntato si intende una serie di voci (singole parole o gruppi di paragrafi) riportate una per rigo, ed indicate da punti elenco. In Microsoft Word, l'inserimento di un elenco puntato si ottiene cliccando sul bottone presente nella barra di formattazione standard, attraverso un clic del tasto sinistro del mouse, si inserisce automaticamente il punto elenco predefinito.

Digitando, quindi, un testo accanto al punto elenco, si genera la prima voce dell'elenco, basterà poi dare l'invio (il citato ritorno a carrello) per inserire un nuovo punto elenco.

Per terminare la modalità di inserimento degli elenchi puntati sarà sufficiente disabilitare la funzione semplicemente cliccando di nuovo sul bottone. In Microsoft Word, come già precedentemente accennato, si ha la possibilità di formattare il testo anche dopo averlo digitato: sarà sufficiente selezionare le voci riportate nelle varie righe (o paragrafi) e cliccare sul bottone; in questo modo, partendo da un testo semplice, si otterrà un testo diviso in punti.

Questo è un esempio di elenco puntato:

• prima voce dell'elenco puntato
• seconda voce dell'elenco puntato
• terza voce dell'elenco puntato

Per quanto riguarda gli elenchi numerati la procedura è la stessa seguita per inserire gli elenchi puntati; accanto al bottone per gli elenchi puntati, infatti, c'è quello per gli elenchi numerati, che sono impostati su un formato numerico dei tipo: 1. 2

La particolarità degli elenchi numerati sta nel fatto che la progressione aritmetica dei punti aumenta automaticamente all'aumentare delle voci presenti in elenco: il programma provvederà automaticamente ad aggiornare l'intero elenco ogni qual volta si elimina una o più voci, mantenendo sempre una progressione continua. Lo stesso vale anche quando le voci sono, invece, aggiunte tra un punto e l'altro. Questo è un esempio di elenco numerato:

1. prima voce dell'elenco numerato
2. seconda voce dell'elenco numerato
3. terza voce dell'elenco numerato


L’utente ha la possibilità di modificare sia il tipo di punto elenco, sia il tipo di progressione aritmetica degli elenchi numerati, personalizzandoli a suo piacimento. Queste modifiche si ottengono attraverso una finestra di dialogo che si apre selezionando la voce Elenchi puntati e numerati... dal menu Formato.

Gli stili

Nel corso della creazione di un documento, può spesso capitare di utilizzare formattazioni differenti secondo il tipo di testo che si sta inserendo; ad esempio, nella realizzazione di un libro, esisteranno formattazioni per titoli dei capitoli, per quelli dei paragrafi e per il testo normale. Per rispettare l'uniformità dei titoli, è possibile utilizzare delle funzioni elementari, come il Copia Formato, che riprodurrà il formato assegnato al titolo di un capitolo, sul testo ancora da formattare. Questa funzione è, però, molto limitata in quanto obbliga l'utente alla ripetizione della procedura ogni qual volta inserisce un nuovo titolo di capitolo (o di paragrafo). Per ovviare a tali problemi e per ottimizzare il lavoro, è possibile, in Microsoft Word, raggruppare e memorizzare, una volta per tutte, le formattazioni prescelte dall'utente per quella determinata porzione di testo. Si tratterà, quindi, di creare dei veri e propri Stili di scrittura personalizzati.

La procedura per la creazione di uno stile inizia con la formattazione del testo, successivamente si selezionerà la parte formattata e si aprirà il menu Formato dal quale si sceglierà la voce Stile....



Dalla finestra di dialogo che si aprirà, si dovrà scegliere il nome dello stile definito dalle formattazioni selezionate per crearlo. Al termine della definizione del nuovo stile, ogni qual volta l'utente si troverà a digitare il titolo di un nuovo capitolo, potrà, aprendo il menu a tendina degli stili, selezionare lo stile appropriato per vederlo automaticamente applicato.



Tale funzione garantisce, quindi, sia l'uniformità nelle formattazioni del testo, sia un risparmio di tempo nelle operazioni di formattazione, poiché l'utente non sarà costretto a riformattare il testo. Per semplicità e per rendere gli stili disponibili a tutti gli utenti (anche a quelli che non hanno l'esigenza di definirne di nuovi), Microsoft Word già dispone di alcuni stili predefiniti che l'utente può utilizzare nel corso della creazione del documento. Essi sono selezionabili attraverso il menu a tendina presente sulla barra di formattazione posta alla sinistra del menu dei font.

Inserire i numeri di pagina

Nella produzione di un documento attraverso l'utilizzo di un word processor esistono, come abbiamo già visto, una notevole serie di funzioni automatiche che ci consentono di modificare e di rendere più leggibile (e professionale) il documento, in tempi rapidissimi.

Anche per la numerazione delle pagine di un documento esiste una funzione molto pratica ed accessibile che provvede, automaticamente, all'inserimento dei numeri di pagina. La praticità di tale funzione è anche nel fatto che, man mano che il documento si allunga di nuove pagine, il programma aggiornerà tempestivamente la numerazione, anche nel caso in cui alcune pagine vengano rimosse. Per accedere alla funzione si apre il menu Inserisci dal quale si seleziona la voce Numeri di pagina....



All'apertura della finestra di dialogo l'utente potrà scegliere l'allineamento e la posizione dei numeri. Dopo aver effettuato le selezioni in merito ad allineamento e posizione, cliccando con il tasto sinistro del mouse sul bottone OK, il programma provvederà alla numerazione automatica del documento.

Intestazione e piè di pagina

Con Microsoft Word è possibile creare dei documenti che presentano delle intestazioni e dei piè di pagina che sono inserite in un'area separata da quelle del documento vero e proprio. Per poter agire in queste aree e aggiungervi testo si deve accedere al menu Visualizza e selezionare la voce Intestazione e piè di pagina. Al termine di questa procedura il documento risulterà visualizzato nel modo riportato in figura. L’area limitata dal tratteggio è quella dedicata all'intestazione, al cui interno lampeggerà il cursore in attesa del testo; il testo del documento risulterà, invece, in grigio: in questo modo Microsoft Word indica all'utente che il testo è indipendente dall'intestazione.

Per spostarsi dall'intestazione al piè di pagina, l'utente potrà utilizzare le frecce di spostamento presenti sulla tastiera. Per chiudere la visualizzazione delle aree di intestazione e di piè di pagina, basterà effettuare un doppio clic con il tasto sinistro del mouse sull'area del testo. Alla chiusura dell'area d'intestazione il testo inserito diventerà grigio, mentre quello del documento tornerà nel colore standard.

Inserire elementi nelle intestazioni e nei piè di pagina

Il contenuto del documento e la sua tipologia sono fondamentali per identificare il testo che deve essere incluso nella intestazione e nel piè di pagina.

Per applicazioni di carattere legale, o, più in generale, formale si ha infatti l'esigenza di produrre su ogni pagina il numero, eventualmente la data e l'autore del documento Alcuni di questi elementi si possono inserire automaticamente, attraverso funzioni bottonizzate presenti sulla barra degli strumenti dedicata all'intestazione ed al piè di pagina. Per inserire la data corrente è sufficiente cliccare sul tasto identificato dall'orologio: la data viene automaticamente aggiornata senza che l'utente debba correggerla nelle successive modifiche del documento. Ricordiamo, inoltre, che il testo digitato nelle intestazioni è formattabile nello stesso modo del testo digitato normalmente all'interno della pagina.



Vocabolario e grammatica

La digitazione del testo ha sempre rappresentato un problema: la ricchezza dei tasti e la rapidità di inserimento del testo causano spesso errori. I word processor, sfruttando l'evoluzione dell'hardware in termini di capacità di memorizzazione e potenza di elaborazione sono stati corredati di dizionari, con lo scopo di assistere l'utente nella digitazione del testo.

L’utilizzo dei dizionari sfrutta la rapidità del computer di confrontare diverse variabili tra loro; in Microsoft Word, infatti, ogni parola (e per parola intendiamo ogni porzione di testo separata dalle altre con uno spazio) inserita nel testo è rapidamente confrontata con il contenuto del dizionario relativo alla lingua che si utilizza. Attraverso tale confronto il programma si accorge che una parola è corretta se è contenuta nel dizionario; sarà invece una parola sbagliata se non c'è nel dizionario.

Ovviamente, l'analisi ortografica è meramente formale, ma, d'altro canto, non ci si può aspettare dal computer la capacità di comprendere il significato del testo digitato.

Il dizionario di Microsoft Word è, però, molto elastico in quanto dà la possibilità all'utente di potervi aggiungere tutte le parole non riconosciute che sono d'uso corrente nelle sue attività, si pensi ai neologismi, ai termini tecnici o alle parole straniere.

L’utente, nel corso della digitazione, è avvertito dei potenziali errori dalla sottolineatura, in rosso delle parole.

Microsoft Word dà, inoltre, la possibilità di correggere le parole sostituendole con quelle contenute nel dizionario che ritiene più simili alla parola incriminata; la similitudine si misura in caratteri digitati e lunghezza della parola. Esistono due modi differenti per la correzione delle parole: una locale, relativa alla sola parola sottolineata, ed una globale, relativa a tutto il documento. La prima modalità è molto snella ed avviene attraverso il menu rapido di correzione che si apre cliccando con il tasto destro del mouse sulla parola; in tale menu si potrà scegliere la parola consigliata (se è quella corretta) o la si potrà aggiungere al dizionario, in modo da personalizzarlo ed aggiornarlo. Un'ulteriore funzione dà la possibilità di ignorare la parola, in modo da non segnalarla più come errore senza, però, doverla necessariamente aggiungere al dizionario.



Se invece si opera globalmente, cioè su tutto il documento, l'utente potrà accedere alla correzione ortografica attraverso il menu Strumenti, selezionando la voce Controllo Ortografia.... Nella finestra di dialogo che si aprirà, sarà visualizzata la parte del documento che contiene la parola incriminata e, nella parte sottostante, gli eventuali suggerimenti. Per sostituire una parola basterà selezionare il suggerimento prescelto e cliccare sul bottone Cambia; dopo di che la correzione scorrerà il testo fino al successivo potenziale errore.

Modificare i margini

Le impostazioni predefinite di Microsoft Word danno per scontato che l'utente utilizzi dei fogli formato A4 disposti verticalmente; ma consente, qualora nascesse l'esigenza di disporre il foglio con un orientamento o di dimensioni diverse, di modificarle. Per accedere al menu di impostazione della pagina l'utente dovrà utilizzare il menu File, all'interno del quale selezionerà la voce Imposta pagina... cliccando con il tasto sinistro del mouse, ne conseguirà l'apertura della finestra di dialogo.



La finestra si presenta con diverse schede, ognuna delle quali permette di modificare le diverse impostazioni che è possibile attribuire alla pagina; per poter sfogliare le varie schede (per portarle cioè in primo piano) sarà sufficiente cliccare sulla linguetta recante il nome della scheda.

Attraverso la prima scheda l'utente potrà modificare i Margini della pagina (superiore, inferiore, sinistro e destro) ed eventualmente inserire una rilegatura (un ulteriore margine posto alla sinistra del foglio per consentire anche ai documenti rilegati una corretta impaginazione).

Modificare l'orientamento e le dimensioni

La seconda scheda della finestra Imposta pagina... è dedicata alle impostazioni delle Dimensioni ed Orientamento del foglio. Attraverso il menu a tendina sarà possibile selezionare uno dei formati standard di pagina, o, attraverso le caselle delle dimensioni, impostare direttamente la larghezza e l'altezza della stessa. Nella stessa scheda è disponibile anche l'opzione Orientamento attraverso la quale è possibile disporre il documento in orizzontale.

Per modificare manualmente tutte le dimensioni (sia dei margini che del foglio) sarà sufficiente agire sui bottoni con la freccia verso l'alto o verso il basso. Nella finestra di dialogo è presente, infine, un'area di Anteprima che mostra le variazioni apportate alla pagina, prima di confermare (OK) le impostazioni e chiudere la finestra di dialogo.

Visualizzare l'anteprima di un documento

Come già descritto nella lezione dedicata alle visualizzazioni, Microsoft Word offre all'utente diversi modi per vedere un documento. Le differenti modalità sono caratterizzate dal rilievo che l'utente, intende dare alle varie parti del documento, durante la fase di inserimento dati. Esiste, in Microsoft Word, una visualizzazione che consente di vedere il documento così come verrà stampato: l'Anteprima di stampa.



Tale visualizzazione si attiva attraverso l'uso di un semplice bottone incluso nella barra degli strumenti standard, cliccando il quale si aprirà una finestra di anteprima. La pagina corrente, quella che contiene il punto di inserimento del testo, sarà visualizzata interamente, dando così la possibilità all'utente di osservare tutte le impostazioni applicate e la disposizione dei dati inseriti.

Se il documento è costituito da più pagine, sarà visibile sulla destra della finestra una barra di scorrimento verticale, che permetterà di spostarsi verso le pagine precedenti o quelle successive. Lo Zoom della pagina sarà molto piccolo (decisamente inferiore al 100%) poiché quello che interessa, durante l'anteprima, è vedere il documento nella sua complessità, piuttosto che nei dettagli del testo. E' comunque possibile incrementare lo zoom della pagina; infatti, muovendo il puntatore del mouse sulla pagina, questo si trasformerà in una lente di ingrandimento con un + all’interno. (cliccando una volta, con il tasto sinistro del mouse, la pagina verrà zoommata a tutto schermo, relativamente all'area dove si è cliccato, in modo da consentire una visualizzazione approfondita dei dettagli del testo; sarà sufficiente un ulteriore clic del tasto sinistro del mouse, per riportare la visualizzazione allo stato iniziale. Se l'utente ha verificato, attraverso l'anteprima, la correttezza del documento può, senza ulteriori indugi o procedure particolari, procedere alla stampa del documento. Per chiudere l'anteprima di stampa e ritornare alla modalità normale sarà sufficiente cliccare sul bottone Chiudi presente sulla barra dell'anteprima:"

Stampare il documento con una stampante predefinita

Un documento può essere mandato in stampa cliccando sulla icona contrassegnata dalla stampante; questa, come già precedentemente accennato, è una scorciatoia, poiché non è richiesto all'utente fare altro se non cliccare sulla icona.



L’aspetto negativo è che questo metodo, per quanto comodo, non permette all'utente di personalizzare la stampa impedendogli di selezionare le pagine e le modalità con cui stampare il documento; il word processor, in pratica, stamperà l'intero documento. Qualora l'utente avesse la necessità di modificare le modalità di stampa dovrà ricorrere al comando Stampa... presente nel menu File; questo comando, così come tutti quelli presenti nei menu seguiti dai puntini sospensivi, determina l'apertura di una finestra di dialogo attraverso la quale l'utente potrà selezionare la stampante da utilizzare, le sue proprietà ed impostazioni di stampa, le pagine e le copie da effettuare.



Una volta impostate le proprie selezioni e cliccando su OK, nella finestra di dialogo di stampa, l'utente avrà concluso le operazioni e dovrà semplicemente attendere la conclusione della procedura impostata, da parte della stampante.

Creare tabelle standard

Con Microsoft Word è possibile creare rapidamente delle tabelle: tutte le funzioni dedicate alla gestione ed alla formattazione delle tabelle sono presenti, infatti, nel menu Tabella e nella barra degli strumenti Tabelle e bordi.

L’inserimento della tabella può avvenire in tre modi diversi:

cliccando sul bottone Inserisci tabella presente nella barra degli strumenti standard, si aprirà una griglia che permette la selezione delle righe e delle colonne il cui numero è solo orientativo in quanto è sempre possibile aggiungerne altre in un secondo momento. Attraverso l'uso del menu Tabella, selezionando la voce Inserisci tabella.... che causerà l'apertura di una finestra di dialogo, all'interno della quale si potrà specificare il numero di righe per il numero di colonne che si intende inserire:



Attraverso l'uso della funzione bottonizzata Disegna tabella presente sulla barra degli strumenti Tabelle e bordi. Dopo aver cliccato su questo bottone, il puntatore del mouse assumerà la forma di matita predisponendosi nella modalità di disegno. Cliccando e trascinando il mouse sulla pagina si creeranno le linee che delimitano la tabella.

Utilizzando le prime due procedure, l'utente vedrà apparire nel documento, all'altezza del punto di inserimento, una griglia costituita da colonne per righe selezionate, tutte di altezza e larghezza uniforme. Evidenziando i caratteri nascosti attraverso il bottone della barra degli strumenti standard Mostra/nascondi, oltre i già noti simboli di paragrafo, all'interno della tabella saranno visualizzati dei simboli circolari. Essi stanno ad indicare, per ognuna delle celle della tabella, un simbolo di paragrafo che può essere formattato indipendentemente dagli altri contenuti nelle altre celle. Per muoversi tra le celle della tabella si possono utilizzare tre modi diversi:

• utilizzando il puntatore del mouse, il punto in cui si clicca corrisponde a quello di inserimento del testo; • attraverso i tasti direzionali della tastiera; • attraverso l'uso del tasto di tabulazione presente sulla tastiera. Quest'ultimo è collocato sulla sinistra della tastiera, accanto alla lettera Q e raffigura due frecce dai versi contrapposti

Le modalità di formattazione del testo digitato all'interno delle celle sono le stesse adottate per il testo normale; vale a dire che il testo presente in una cella può essere allineato, modificato nelle dimensioni, nel colore, nel tipo di font, e così via, con le stesse modalità già esposte nelle lezioni precedenti.

Modificare gli attributi delle celle

All'interno della barra degli strumenti Tabelle e bordi, o nel menu Tabella, sono presenti diverse funzioni che consentono di modificare le impostazioni standard della tabella inserita. Per effettuare delle modifiche ad una singola cella è sufficiente che il punto di inserimento del testo sia al suo interno; per selezionare più celle si può operare sulle righe utilizzando le modalità già descritte per il testo normale, o sulle colonne; in questo caso, portando il puntatore del mouse sul margine superiore delle colonne questo cambierà aspetto trasformandosi in una freccia rivolta verso il basso, cliccando con il tasto sinistro del mouse si selezionerà tutta la colonna. Una volta selezionate le celle è possibile modificarne il colore di fondo, attraverso il pratico bottone Colore sfondo presente sulla barra. Cliccando su di esso si aprirà un menu tavolozza, all'interno del quale sarà possibile selezionare il colore desiderato.



Spesso, nell'impiego di tabelle all'interno di documenti, può capitare di avere l'esigenza di raggruppare più colonne (o più righe) sotto un'unica cella; tale procedura risulterà abbastanza agevole attraverso l'uso della funzione bottonizzata Unisci celle presente sia sulla barra degli strumenti che nel menu Tabella. La procedura da seguire è la seguente: dopo aver selezionato le celle da unire, attraverso lo spostamento del puntatore del mouse all'interno delle celle oggetto della formattazione, sarà sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sulla funzione bottonizzata; ne conseguirà l'unione delle celle.

Microsoft Word prevede anche delle funzioni di ordinamento dei dati inseriti in una tabella, attraverso l'uso dei bottoni Ordinamento crescente e Ordinamento decrescente che consentono, una volta selezionata la colonna chiave, di disporre automaticamente le voci della tabella secondo l'ordinamento prescelto (ad esempio, in un elenco di nominativi, selezionando !a colonna dei cognomi, sarà possibile ordinarli in ordine alfabetico crescente o decrescente).

Oltre le funzioni di formattazione presenti nella barra e nel menu, le tabelle sono modificabili nelle dimensioni delle righe e delle colonne, attraverso il solo uso del mouse; infatti, posizionando il puntatore del mouse sui segmenti di separazione delle colonne (o delle righe), questo cambierà forma, evidenziando la diversa funzionalità.

Tali forme indicano la possibilità di poter spostare le linee di separazione tra colonne ( e righe) sia verso un lato che verso l'opposto, cioè indicano la possibilità di allargare o stringere righe e colonne. Per effettuare tali modifiche sarà sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, spostarsi verso sinistra o destra (per modificare la larghezza delle colonne) oppure verso l'alto o il basso (per modificare l'altezza delle righe).

Gestire le righe, le colonne ed i bordi

Lavorando con le tabelle può sorgere l'esigenza di modificarne il numero di righe o colonne che la compongono; per aggiungere colonne o righe è sufficiente utilizzare, dal menu Tabella, il comando Inserisci; questo comando cambia a seconda che siano selezionate colonne o righe: sarà Inserisci colonne nella prima ipotesi e Inserisci righe nella seconda. Eseguito questo comando appariranno, all'interno della tabella, una nuova riga o colonna. Non è necessario ripetere più volte questa procedura per inserire più righe; è sufficiente infatti, portare il punto di inserimento del testo nel paragrafo immediatamente successivo alla tabella ed accedere cliccando sulla voce Inserisci righe... ad una finestra di dialogo che chiederà quante righe inserire. La procedura per la rimozione di una o più righe, o colonne, parte, come ovvio, dalla selezione di ciò che si intende rimuovere. Non è sufficiente utilizzare il tasto Canc ma sarà necessario eliminare la riga o la colonna, con il comando Elimina riga o colonna presente menù Tabella Di una tabella è possibile modificare i bordi; infatti, attraverso l'apertura del menu a tendina Stile bordo presente sulla barra degli strumenti Tabella, è possibile scegliere lo stile del bordo delle celle. Sempre utilizzando la barra degli strumenti Tabella e bordi è possibile modificare il colore e lo spessore dei bordi. Dopo aver selezionato tutti gli attributi dei bordi, per applicarli alla tabella, l'utente userà la funzione Disegna tabella; cliccando sui bordi delle celle, queste saranno modificate secondo le impostazioni selezionate.

La formattazione automatica delle tabelle

Per conferire alla tabella una buona leggibilità, e per ridurre i tempi di formattazione, Microsoft Word prevede una funzione di formattazione automatica; inserita e selezionata la tabella, è possibile, attraverso il menu Tabella, scegliere la voce Formattazione automatica tabella... oppure attraverso il bottone della barra degli strumenti Tabelle e bordi.

Questo comando aprirà una finestra di dialogo che permetterà all'utente di scegliere tra un elenco di formati, quello che più ritiene opportuno per la tabella inserita nel documento. Dopo aver selezionato lo stile con un clic del tasto sinistro del mouse, sul bottone OK, la tabella assumerà automaticamente il formato prescelto.

Aggiungere un disegno ad un documento

In questa lezione introduciamo alcuni strumenti a disposizione dell'utente per la realizzazione di elementi grafici da integrare nel testo; con Microsoft Word, e con altri programmi di elaborazione testi, è possibile inserire oggetti grafici ed alcune immagini pre-elaborate contenute in una ricca libreria messa a disposizione dell'utente. Gli strumenti per l'inserimento e la gestione degli oggetti grafici e delle immagini sono racchiusi in una speciale barra: la barra del disegno: tale barra appare cliccando con il tasto sinistro sul bottone Disegno presente sulla barra degli strumenti standard.

Attraverso il menu Forme è possibile inserire in un documento degli oggetti grafici ognuno dei quali è riportato nei sotto menu.



Una volta selezionata la grafica desiderata, il puntatore del mouse cambierà forma, assumendo l'aspetto di una croce sottile, il cd. puntatore di precisione; per creare l'oggetto selezionato sarà sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse nel punto prescelto e, tenendo sempre il bottone premuto, trascinare il mouse sul documento.

L’utente vedrà apparire nella pagina l'oggetto che si allargherà e deformerà secondo gli spostamenti del puntatore del mouse; quando l'oggetto avrà assunto la dimensione e la forma desiderate sarà sufficiente lasciare il bottone del mouse.

Dopo l'inserimento l'oggetto rimarrà selezionato e saranno visibili dei riquadri lungo la sagoma dell'oggetto, attraverso i quali sarà possibile modificarne la dimensione e la forma. Per modificare dimensione e forma è necessario agire sui quadrati di selezione, cliccando con il tasto sinistro del mouse e, tenendolo premuto, muovere il mouse nella direzione desiderata.



Per fare un esempio riepilogativo di tutte le procedure fin qui descritte proviamo ad inserire nella pagina una stella. Il primo passo sarà visualizzare, se non è ancora aperta, la barra del disegno, mediante il bottone presente sulla barra degli strumenti. Successivamente si selezionerà il menu Forme e, da questo, la voce Stelle e decorazioni. Dopo aver scelto il tipo di stella desiderata, l'utente potrà, attraverso il puntatore di precisione, inserire la forma nella pagina cliccando e spostandolo nella pagina. Una volta inserito l'oggetto sarà possibile modificarne le proprietà; tale procedura può avvenire in due modi: o attraverso i bottoni della barra del disegno, oppure sfruttando i menu rapidi presenti nella barra del disegno che consentono di modificare i bordi ed il riempimento degli oggetti selezionati. Si ricordi che qualsiasi modifica si voglia apportare deve essere effettuata solo dopo aver selezionato l'area o l'oggetto che si intende modificare; nel caso specifico del disegno, la forma che si intende modificare dovrà mostrare i quadrati di selezione per poi essere modificata nell'aspetto o nella dimensione; per selezionare un oggetto è sufficiente cliccarci sopra con il tasto sinistro del mouse. Tornando all'esempio della stella, questa potrà essere modificata nel colore di riempimento con l'uso del bottone mostrato in figura; quest'ultimo aprirà un menu contenente diversi colori, l'utente potrà selezionare quello che ritiene più opportuno.

La stessa procedura va effettuata per modificare lo spessore dei bordi ed il loro aspetto (ad esempio, un eventuale tratteggio), attraverso i bottoni relativi presenti sempre sulla barra del disegno. Ulteriori funzioni disponibili, all'interno della barra del disegno, sono le caselle di testo, le forme geometriche e le frecce. L’inserimento di tali oggetti avviene sempre attraverso la selezione della funzione bottonizzata; dopodiché il puntatore di precisione sarà lo strumento reale di disegno che l'utente ha a disposizione. Egli potrà, infatti, creare rettangoli d'ogni forma e misura nonché, attraverso i bottoni di ombreggiatura e di effetti 3D, personalizzarli liberamente.

I bottoni citati rientrano tra quelli di formattazione; richiedono, in altre parole, prima di essere applicati, la selezione dell'oggetto da formattare.

Per attribuire, ad esempio, alla stella un effetto «3D» sarà sufficiente selezionarla (con un clic del mouse in un punto qualsiasi dell'oggetto), aprire il menu «3D e selezionare l'effetto desiderato. Rifacendoci sempre all'esempio, è inoltre possibile modificare i colori delle linee, il loro spessore e lo stile, mediante gli appositi menu.

La barra del disegno di Microsoft Word è anche dotata di una funzione bottonizzata per l'inserimento delle frecce. Queste ultime avranno la punta rivolta verso il punto di fine che Corrisponde a quello in cui è stato lasciato il bottone del mouse; per variare tale orientamento o, nel caso esista l'esigenza di una freccia bidirezionale, per modificare gli estremi delle frecce, sarà sufficiente, dopo aver selezionato l'oggetto da modificare, aprire il menu stile freccia e selezionare lo stile desiderato.

Aggiungere un'immagine ad un documento

Microsoft Word è dotato di una ricca libreria di immagini e disegni. In sede di installazione del programma solo una parte di tali oggetti grafici viene trasferita sull'hard disk del computer; infatti, installando tutti i file grafici sull'hard disk, si occuperebbe molto spazio per degli oggetti che sono utilizzati solo occasionalmente. La procedura per l'inserimento di immagini avviene attraverso il menu Inserisci, selezionando la voce Immagine; il sotto menu che si aprirà offre due alternative: ClipArt o Da file. La prima accederà alla libreria, la seconda invece aprirà una finestra di dialogo per la selezione dell'eventuale file grafico da inserire. Se si vuole accedere alla galleria di ClipArt si dovrà scegliere, ovviamente, la prima delle due voci; dopo la scelta, il computer aprirà una finestra nella quale ricorderà all'utente che, per disporre di tutte le ClipArt della galleria, sarà necessario inserire nell'apposito lettore il CD-Rom di Microsoft (Word o Office). Se non si dispone di tale CD-Rom la scelta delle ClipArt sarà più limitata.

La finestra di dialogo della ClipArt Gallery dedica ampio spazio alle anteprime dei disegni che sono ripartiti per categorie; l'utente sceglierà la categoria d'interesse, osserverà le anteprime delle ClipArt disponibili e, una volta individuata l'immagine che desidera inserire nel documento, la selezionerà (con un clic del mouse) e la inserirà cliccando ancora sul bottone Inserisci. La finestra si chiuderà e l'immagine selezionata apparirà nella pagina del documento corrente. Va sottolineato che la ClipArt inserita nel documento ha lo stesso aspetto delle forme; presenta cioè i rettangoli di selezione attraverso i quali, così come per tutti gli altri oggetti grafici, è possibile modificare forma e dimensione dell'immagine inserita.

Creare file dati da usare nella stampa unione

I grandi vantaggi, per il mondo del lavoro d'ufficio, apportati dall'introduzione dell'informatica, sono chiaramente visibili valutando le procedure pratiche esposte in questo Modulo. Relativamente all'utilizzo dei word processor, in quest'ultima lezione intendiamo dimostrare come, oltre che un efficace strumento per la gestione dei documenti, possa essere utilizzato anche per gestire informazioni strutturate come archivi. In questa lezione ci limiteremo a creare una struttura simile ad un archivio che permetta di utilizzare un word processor per applicazioni di tipo Stampa Unione. Con il termine Stampa Unione si intende quella funzione che unisce un documento ad un indirizzario, in modo da non costringere nuovamente l'utente a digitare degli indirizzi dei singoli destinatari; questa funzione, in altri termini, permette di associare una lettera commerciale all'archivio di indirizzi dei clienti. Il primo passo da compiere è la realizzazione del documento da unire all'indirizzario; successivamente bisogna accedere al comando Stampa Unione... presente nel menu Strumenti; si aprirà una finestra di dialogo che presenta tre bottoni, corrispondenti a tre fasi distinte.



Il primo bottone Documento principale, chiederà qual è il documento che deve essere unito: cliccando su crea si aprirà un elenco di voci dalle quali selezionare il tipo di documento. Selezionando la voce Lettere tipo si aprirà una ulteriore finestra attraverso la quale si dovrà inserire l'origine del documento. Selezionando la voce Finestra attiva, il programma utilizzerà il documento corrente come principale. Il secondo passaggio, identificato dal bottone Origine dati è dedicato all'acquisizione ed alla creazione dell'elenco di indirizzi; cliccando sul bottone Dati si aprirà un menu; se l'indirizzario è già stato creato sarà sufficiente selezionare la voce Apri origine dati; se, invece, non si dispone ancora di un indirizzario, si selezionerà la voce Crea origine dati. Il primo passo da compiere nella creazione di un archivio è la strutturazione dei dati; bisognerà, cioè, stabilire che genere di dati inserire nell’archivio; infatti, selezionando dal menu Dati, la voce Crea.... si aprirà una finestra di dialogo attraverso la quale si potranno specificare i tipi di dato che saranno inseriti.



Sulla sinistra della finestra è visualizzato un elenco di possibili tipi di dato da inserire, scorrendo l'elenco è possibile selezionare le voci che non sono del caso e che possono essere rimosse attraverso l'apposito bottone. Per utilizzare questo strumento con efficacia è opportuno che l'utente comprenda chiaramente le operazioni che sta eseguendo; infatti, rispetto a tutte le funzioni già descritte nelle precedenti lezioni, la Stampa Unione è senz'altro la meno intuitiva in quanto non genera alcun effetto visibile sul documento. Per agevolare il lettore nella comprensione dell'intera procedura ci soffermiamo, brevemente, sulla finestra Crea origine dati e sulle operazioni che in questa possono essere compiute. Come già accennato, il primo passo nella creazione di un archivio è la definizione dei dati che andranno inseriti, ai quali verrà associata una etichetta chiamata campo; facciamo un esempio: in un indirizzario i campi sono il nome, il cognome, l'indirizzo, la città e il CAP. L’insieme di questi dati, relativi ad ogni singolo destinatario, costituisce un record. Attraverso la finestra Crea origine dei dati si crea la struttura dei record attraverso la definizione dei campi da utilizzare.

A questo punto si possono rimuovere tutti quei campi non necessari. Cliccando sul tasto OK si aprirà una finestra di salvataggio attraverso la quale sarà possibile creare un file attribuendogli un nome ed un percorso: questo file conterrà tutti i record che verranno inseriti successivamente nel documento principale. Dopo il salvataggio apparirà una finestra che chiederà se si intende aggiungere dati alla nuova struttura creata; cliccando sul bottone Modifica origine dati si aprirà la finestra Modulo dati, che conterrà le caselle per l'inserimento dati e le etichette (i nomi dei campi) relative. L’utente digiterà in ogni casella i dati relativi ai destinatari. Per avanzare al record successivo, l'utente dovrà usare il tasto Nuovo. Il tasto OK è utilizzato solo al termine della procedura di inserimento e comporterà la chiusura della finestra Modulo dati. Con la chiusura della finestra termina anche la procedura di creazione di un indirizzario e la definizione del documento nel quale i record verranno inseriti.



Unire un file dati ad una lettera

Nel paragrafo precedente abbiamo eseguito una serie di procedure per la preparazione di una Stampa unione; ora, per terminare le operazioni e giungere ai documenti finali, manca l'inserimento dei dati nel documento principale. Dopo aver chiuso la finestra di dialogo Modulo dati, l'utente utilizzerà le funzioni presenti nella barra degli strumenti Stampa unione che è comparsa automaticamente.



All'interno della barra è presente, sulla sinistra, il menu Inserisci campo unione: cliccandoci sopra si aprirà un elenco di voci che corrispondono ai nomi dei campi utilizzati nella creazione dell'indirizzario. Selezionandone uno per volta, si vedrà comparire all'interno del testo, ed all'altezza del punto d'inserimento, un segnale che si presenta in questo modo «Nome».



Tale segnale indica che, nel punto selezionato, al momento dell'unione, appariranno i nomi dei destinatari. E’ opportuno che l'utente presti attenzione al punto in cui inserisce il segnale che dovrà corrispondere, perché sarà quello in cui, una volta stampato il documento, appariranno i dati. Questa procedura deve essere ripetuta, con le medesime accortezze, per tutti gli altri campi dell'indirizzario. Terminato l'inserimento dei segnali dei campi è tutto pronto per la preparazione dell'unione che si può eseguire in due modi: o si accede nuovamente alla finestra di dialogo Stampa unione attraverso il menu Strumenti, o si clicca direttamente sul bottone Prepara stampa unione, che comporterà direttamente l'apertura della finestra Stampa Unione. In tale finestra sarà abilitato il bottone Unisci..., corrispondente al terzo (ed ultimo) passo per la creazione di una stampa unione.

Cliccando sul bottone Unisci... si aprirà un'ulteriore finestra di dialogo che chiederà le modalità di inserimento, dando cosi la possibilità all'utente di selezionare anche solo un record (un solo destinatario) o un gruppo, o tutti quelli che compongono l'indirizzario corrente. Una volta effettuate le selezioni del caso, cliccando su Unisci, si chiuderà la finestra di dialogo ed il documento verrà clonato tante volte quante sono i destinatari inseriti nell’indirizzario. Per produrre le lettere su carta sarà sufficiente cliccare sul tasto Stampa…



Tutto ciò può sembrare molto macchinoso ed altrettanto lento rispetto alla semplice digitazione: destinatario, stampa, cancellazione, digitazione del nuovo destinatario. In realtà è molto più rapida, efficiente e tende ad ottimizzare il lavoro dell'utente; infatti, se la comunicazione deve raggiungere diverse centinaia (se non migliaia) di destinatari diversi, la Stampa unione memorizzerà, una volta per tutte, l'elenco dei destinatari, esonerando così l'utente dal doverli digitare nuovamente per successive comunicazioni. Nel caso si debba effettuare una seconda comunicazione, l'utente eseguirà i passi uno e tre della procedura saltando interamente la creazione di un nuovo indirizzario.